Kada sam prije nekoliko godina s prijateljicom pokrenula mali web shop personaliziranih poklona, a koji je u doba predbožićnih blagdana naprosto buknuo, moja partnerica je znala reći: ‘Napravi mi trijažu, molim!’ A mene je to toliko izluđivalo jer nisam mogla tako brzo i lako donijeti odluku kome ćemo dati prioritet – najskupljoj narudžbi, mojim frendovima ili možda najbezobraznijem klijentu koji je na rubu živaca da se na društvenim mrežama obruši na nas negativnim komentarima.
I tako sam, ne igrom slučaja nego prisile, upoznala Eisenhowerovu matricu, jedan od najpoznatijih alata za upravljanje vremenom, koja je osmišljena s ciljem pomaganja ljudima da prioritiziraju svoje zadatke i usmjere svoje napore prema najvažnijim aktivnostima. Ukratko – da odgovore na najjednostavnija pitanja – što je važno, što je hitno, što možemo izostaviti, a što je doista ključno za postizanje cilja?
Hitno ili važno?
Eisenhowerova matrica nazvana je po bivšem američkom predsjedniku Dwightu D. Eisenhoweru, koji je bio poznat po svojoj iznimnoj produktivnosti i sposobnosti upravljanja vremenom. Matrica se temelji na jednostavnom konceptu razvrstavanja zadataka na temelju dvije osi: hitnoća i važnost. Time se stvaraju četiri kvadranta koji pomažu korisnicima da razvrstaju zadatke prema njihovom stvarnom značaju i prioritetu.
Prvi kvadrant matrice odnosi se na zadatke koji su i hitni i važni. To su zadaci koji zahtijevaju trenutnu pažnju i ne mogu se odgoditi. Ovi zadaci često uključuju nepredviđene hitne situacije ili rokove koji su neposredno pred nama. Primjeri takvih zadataka mogu biti hitni poslovni zahtjevi, neočekivane situacije ili zdravstveni problemi. Upravljanje ovim zadacima zahtijeva brzu reakciju i određivanje prioriteta.
Drugi kvadrant odnosi se na zadatke koji su važni, ali nisu hitni. Ovi zadaci imaju dugoročni značaj i doprinose postizanju ciljeva, ali nemaju trenutnu hitnost. To su zadaci koji zahtijevaju planiranje i strategiju kako bi se postigli dugoročni rezultati. Primjeri takvih zadataka mogu biti planiranje projekata, razvoj osobnih vještina ili stvaranje strategija za postizanje ciljeva. Upravljanje ovim zadacima zahtijeva predanost i disciplinu kako bi se izbjeglo da kasnije postanu hitni zadaci.
Nepotrebni mejlovi i neproduktivni sastanci
Treći kvadrant odnosi se na zadatke koji su hitni, ali nisu važni. Ovi zadaci obično proizlaze iz prekida, ometanja ili nepotrebnih zahtjeva drugih ljudi. Primjeri takvih zadataka mogu biti nepotrebne e-pošte, nevažni telefonski pozivi ili sastanci koji nisu produktivni. Upravljanje ovim zadacima zahtijeva sposobnost prepoznavanja i odbacivanja ili delegiranja zadataka koji nemaju dugoročni utjecaj na postizanje ciljeva.
Četvrti kvadrant odnosi se na zadatke koji nisu hitni i nisu važni. To su zadaci koji su često beskorisni ili izvan dosega naših ciljeva. Primjeri takvih zadataka mogu biti gledanje nepotrebnih videa na internetu, prekomjerno vrijeme provedeno na društvenim mrežama ili beskorisno provođenje vremena. Upravljanje ovim zadacima zahtijeva svjesnost i odlučnost da ih minimiziramo ili izbjegnemo.
Ključna svrha Eisenhowerove matrice je pomoći ljudima da prepoznaju razliku između hitnosti i važnosti te usmjere svoju pažnju na zadatke koji će dugoročno doprinijeti postizanju njihovih ciljeva. Matrica potiče korisnike da se fokusiraju na drugi kvadrant, koji obuhvaća važne, ali nehitne zadatke, jer su to zadaci koji stvaraju stvarnu vrijednost i pomažu u postizanju dugoročnog uspjeha i da nikako ne nakrcaju prvi kvadrant.
S druge strane, kakav bi to bio cool personalizirani poklon – super dizajnirana Eisenhowerova ploča. I još bolje – asistent koji bi sam bio u stanju pisati i brisati sve važne i nevažne, a tako drage zadatke,
Naslovna fotografija: Unsplash; Nicola Styles
