Zašto ne volite sastanke?
Prvi korak je da shvatite zašto prema njima imate otpor – muči li vas što vas nitko ne pita za mišljenje ili naprosto previše traju, a ništa pametno ne donesu? Uostalom, studije već odavno pokazuju da su najproduktivniji zaposlenici oni koji provode najmanje vremena na sastancima. Ako se bojite da ćete nešto propustiti, slobodno preskočite sastanak i zatražite zapisnik. Ili se češće javljajte na sastancima za riječ pa ćete imati dojam da brže prolaze.
Postavite jasne ciljeve
Prije nego isplanirate neki sastanak ili potvrdite da dolazite, provjerite postoje li jasni ciljevi. Svaki član tima trebao bi znati što treba postići do kraja sastanka. To pomaže zadržati fokus i sprječava besmislene rasprave koje produžuju sastanke. Ako nema jasnog cilja, možda taj sastanak treba izbrisati iz rasporeda.
Stand-up sastanak
Ako je sastanak nužan, planirajte ga učinkovito. Stand-up-sastanci su često dobra ideja jer rijetko su na njima sportaši u kondiciji koji mogu slušati satima, bez bolova u mišićima. No bez obzira na to stoji li se ili sjedi, ograničite trajanje sastanka. Ne želite valjda da se ljudi pridržavaju za zid dok vi pričate ili čuče? To pomaže svima da se usredotoče na bitno. Pitajte se – može li se sastanak planiran za 45 minuta obaviti u 30? Skraćujte gdje god možete. Kratko i jasno navedite dnevni red i usmjerite se na ključne točke. I zapamtite – postoje 2 tipa sastanaka – oni kratki i oni loši.
Priprema je ključna
Bez obzira na to organizirate li sastanak ili samo sudjelujete, priprema je ključna. Prije sastanka proučite sve relevantne dokumente i informacije. To omogućuje učinkovitu organizaciju i korištenje vremena na sastanku.
Smanjite broj sudionika
Nemojte pozivati ljude na sastanak samo zato što ne želite nikoga izostaviti. Ta nije poslovni sastanak proslava rođendana! Pozovite samo one koji mogu doprinijeti informacijama, odluci ili koji su direktno uključeni u temu.
Dokumentirajte rezultate
Na kraju svakog sastanka zabilježite postignute rezultate i korake za daljnju akciju. I ne zaboravite taj fajl poslati i drugim zaposlenicima.
Naslovni vizual: Unsplash+
